SAJER: Code de procedure et de gestion interne

 

CODE DE PROCEDURE

ET DE GESTION INTERNE

DU SAJER

(CPGI)

Adopté par l’Assemblée Générale des membres

Août 2011

 SOMMAIRE 

A-  LES FONDS DU SAJER

-       D’où proviennent les fonds du SAJER

-      Qui est le responsable de la recherche des fonds ?

-      Quelle est la porte d’entrée des fonds ?

-      Où sont gardés les fonds?

B-  LE(S) COMPTE(S) BANCAIRE(S) du SAJER :

-      Qui en sont les signataires ?

-      Qui signe (nt) les chèques?

-      Qui garde le chéquier ?

-      Comment utilise t-on l’argent sorti de la banque ?

C-  LES PROCEDURES DE RETRAITS ET DE DEPENSES D’ARGENT :

-      Qui ordonne les dépenses ?

-      Comment sort-on l’argent de la caisse ?

D-  PROCEDURE DE JUSTIFICATION :

-      Justification et vérification des pièces comptables :

-      Quand faut-il justifier les dépenses ?

-      Qui tient les documents comptables ?

E-  OBJET DES DEPENSES :

-      Comment dépense t-on ?

-      Qui peut dépenser ?

-      Qui est responsable du budget ?

-      Quels sont les éléments d’ordonnancement des dépenses ?

-      Quand considérer qu’une activité est valable ?

F-  ACHAT DES FOURNITURES :

a)  Fournitures :

-      Qui est chargé des achats ?

-      Où effectuer les achats ?

-      Qui réceptionne les fournitures achetées ?

-      Qui tient les stocks ?

b)  Equipement :

G-   LES COMPENSATIONS 

H-  LES MISSIONS 

I-    LE TRANSPORT 

J-    LE CONTROLE 

K-   LES EMPRUNTS DU SAJER 

L-   CIRCULATION DE L‘INFORMATION FINANCIERE 

M-  AUTONOMISATION ET PERENISATION DES ACQUIS DU SAJER 

N-  LES SANCTIONS 

Le présent document baptisé « Code des Procédures et de Gestion Internes » CPGI explique comment sont gérés les moyens humains, financiers et matériels du SAJER. Tous les consultants, membres ou employés du SAJER sont tenus de s’y conformer au même titre que les statuts et le règlement intérieur du SAJER.

Ce document a été élaboré par le Bureau Directeur du SAJER et soumis à l’adoption de l’Assemblée générale réunis à Ngan’ha en Assemblée Générale Extraordinaire des membres.

Le document est destiné à :

·         Tous ceux qui sont impliqués dans la gestion du SAJER ;

·         Tous les partenaires ;

·         Tous ses membres, employés et consultants.

A-LES FONDS

1- D’où proviennent les fonds SAJER ?

Les fonds du SAJER proviennent de :

-          Contributions des membres ;

-          Prestations des services ;

-          Produits des biens ;

-          Apports des partenaires ;

-          Emprunts ;

-          Legs et dons.

Les fonds du SAJER obéissent à la logique des fonds des associations qui sont considérés comme deniers publique.  

2- Qui est le responsable de la recherche des fonds ?

Le Président du Bureau Directeur est le principal responsable de la recherche des fonds.

Toutefois, il peut déléguer ce pouvoir à un autre responsable, membre ou tout autre partenaire ayant signé un accord de collaboration avec le SAJER.

Le Président du Bureau Directeur est le seul, habileté à signer les accords de financement avec tout  partenaire du SAJER.

Il recherche les fonds dans le cadre des orientations définies par l’Assemblée Générale. En cas d’empêchement, le vice président  assume cette fonction.

3-   Quelle est la porte d’entrée des fonds du SAJER ?

Tout  financement reçu,  doit passer automatiquement par les Comptes Bancaires, avant d’arriver à la caisse.

4-   Où sont gardés les fonds du SAJER ?

Les fonds du SAJER sont gardés dans les Comptes Bancaires créés à cet effet et de manière plus précise dans une Banque agréée par la COBAC et le Ministère des finances.

B-  LE(S) COMPTES BANCAIRE(S) DU SAJER :

5-   Qui en sont les signataires ?

Les statuts du SAJER ont prévu de manière précise, les personnes habilitées à signer pour le compte du SAJER, au niveau du Bureau Directeur.

-          Le président, le Vice Président et le Secrétaire Général. Deux (02) des trois (03) signatures sont indispensables pour faire des retraits. La signature du Président est prépondérante.

Dans les antennes, le chef d’Antenne et le comptable sont signataires dans les comptes. Les deux signatures sont indispensables pour faire des retraits.

6-    Qui garde le chéquier du SAJER ?

C’est le Secrétaire Général, responsable des affaires administratives et financières  du SAJER, garde le chéquier et les autres outils financiers. C’est lui doit remplir tous les chèques avant de les faires signer par le Président.

7-  Qui garde la caisse ?

La caisse est tenue par un (e) caissier désigné parmi le personnel permanent par note de service signé du président du bureau Directeur. Il reçoit des avantages (pécuniaires) de bonne tenue de la caisse, sur décision unanime des membres du bureau Directeur tous les six (06) mois.

8-   Comment utilise t-on l’argent sorti de la banque ?

Tous retrait de fonds doit au préalable faire l’objet d’un plan de gestion prévisionnel visé du Président du Bureau Directeur à l’issu d’une réunion tenue à cet effet. Les fonds retirés de la banque aux fins d’activités  doivent obligatoirement être réservé à la caisse avant d’être utilisé.

C-  LES PROCEDURES DE RETRAITS ET DE DEPENSES :

9-   Qui ordonne les dépenses ?

Le Président est l’ordonnateur principal des dépenses conformément au plan de gestion préalablement approuvé. Le vice président peut ordonner en cas d’empêchement du titulaire en cas de force majeure.

10- Comment sort-on l’argent de la caisse ?

Pour sortir l’argent de la caisse d’un montant supérieur ou égal à cinq (5.000) mille francs CFA, il faut présenter un document (fiche de demande de fonds) signé par le Président ; et celui qui veut recevoir les fonds.

Si c’est le Président qui veut recevoir les fonds, sa demande de fonds doit être contresignée par le vice président.

D-  Procédures de justification :

Toutes dépenses doivent faire l’objet d’une pièce justificative (facture en bonne et due forme).

11- Justification et vérifications des pièces comptables :

Toutes les pièces justificatives sont déposées au service de comptabilité à la fin chaque mois.

-          Le Comptable vérifie les pièces comptables, porte des observations et des remarques au Président du Bureau Directeur et aux contrôleurs.

-         Si les Contrôleurs  constatent qu’une pièce justificative est anormale, il la rejette et exige le reversement des fonds débloqués et peut informer par écrit l’Assemblée générale des membres.

12- Quand faut-il justifier les dépenses ?

Après chaque activité, les décomptes (justification) doivent être faits au service de comptabilité dans les trois (03) jours qui suivent la fin de l’activité. Le rapport de cette activité doit aussi être déposé en deux (02) exemplaires dans les trois (03) jours chez le Secrétaire Général.

13- Qui tient les documents comptables ?

Toutes les pièces comptables sont tenues par le comptable qui les obtient des missionnaires sur décharge et les range professionnellement.

Tout les autres documents comptables sont également tenus par ce dernier (journal, balance, grand livre, etc…) qui rend compte aux, qui à son tour rendent compte à l’Assemblée Général du SAJER.

E-  OBJET DES DEPENSE

14- Comment dépense t-on ?

Annuellement, le Bureau Directeur  élabore un  programme d’activités avec un budget détaillé qu’il  soumet  à l’Assemblée Générale pour adoption. Lesdits programmes et budget n’entrent en application que si l’Assemblée Générale l’approuve. Une fois ces orientations approuvées, les activités sont programmées et exécutés de manière Bimensuelle. Le  Bureau Directeur arrête le budget de fonctionnement bimensuel.

15- Qui peut dépenser ?

       Les différents Consultants des programmes, les membres et employés sont habiletés à dépenser l’argent du SAJER  dans le cadre des activités.

16- Qui est responsable du budget ?

       Le Bureau Directeur est le responsable du budget. Les responsables des programmes répondent du budget arrêté avec le Bureau Directeur.

17- Quels sont les éléments d’ordonnancement des dépenses ?

       Les dépenses du SAJER sont destinées pour la réalisation des activités, l’achat des fournitures et équipements, la prise en charge des consultants, personnels et bénévoles en cas de disponibilité de fonds.

18- Quand considérer qu’une activité est valable ?

       Dès lors qu’elle est approuvée par l’Assemblée Général et contresignée par le bailleur le cas échéant.

       Les responsables de programme doivent veiller à ce que chaque activité fasse l’objet d’une programmation et d’un budget détaillé. Cette activité doit être prévue et le comptable doit s’assurer que le montant sollicité ne dépasse pas la budgétaire.

F-  ACHAT DES FOURNITURE :

a)  Fournitures :

       En cette matière, il n’y a qu’un seul responsable : le Secrétaire Général évalue avec les collaborateurs les quantités sollicitées.

-          Chaque responsable de programme doit être informé des quantités achetées ;

-          Le suivi de l’utilisation  des fournitures doit se faire parallèlement par le responsable du programme et le Secrétaire Général ;

-          L’achat des fournitures se fait une fois tous les deux (02) mois ;

-          Le Secrétaire Général peut apporter des modifications sur la quantité à acheter.

NB : Les besoins en fourniture doivent être déposés chez le Secrétaire Général.

19- Qui est chargé des achats ?

C’est le comptable qui effectue les achats. Avant chaque achat d’un article coûtant à partir de cinquante mille francs CFA (50 000 FCFA) et plus, il doit présenter deux (02) factures pro forma au Secrétaire Général qui décide en fin où l’achat doit être effectué.

20- Qui réceptionne les fournitures ?

Les fournitures achetées sont réceptionnées par le Secrétaire Général.

21- Qui tient les stocks ?

C’est le service de comptabilité qui gère les stocks de fournitures d. Les différents responsables de la comptabilité tiennent à cet effet un cahier d’utilisation par programmes.

b)    Equipement :

Le responsable des équipements est le Secrétaire Général. Pour les achats, il doit exploiter toutes les possibilités d’achat favorables (exonération, …etc.) offertes par les partenaires amis du SAJER.

G-  LES COMPENSATIONS :

Afin d’encourager les responsables du SAJER qui investissent leur temps, il est prévu en cas de disponibilité, des compensations et certains avantages pour les occasions suivantes :

-       Réunions statutaires ;

-       Séminaires ;

-       Représentation du SAJER  à l’intérieur et à l’extérieur du pays ;

-       Animations des séminaires et à la base ;

-       Convocation pour besoin de service ;

-       Permanence (déplacement + communication)

H- LES MISSIONS :

-       Dans le cas où  SAJER est intéressé par un séminaire, colloque, forum, conférence etc.…, le chargé de mission reçoit un taux forfaitaire de dix mille francs CFA (10 000 FCFA)/jour pour le Président et sept mille francs CFA (7 000  FCFA)/jour pour les autres membres.

-       Dans le cas où c’est la structure d’accueil qui invite le SAJER et prend en charge ses frais, SAJER ne finance pas cette mission et les préfinancements sont automatiquement remboursés.

-       Le rapport de mission doit être déposé au Secrétaire Général dans les sept (03) jours qui suivent en même temps que les décomptes (justificatifs) chez le comptable.

Le barème des différents frais est de :

·        Mission à l’extérieur du pays (hébergement, restauration, compensation etc…), à fixer au cas par cas selon le pays de destination de la mission ;

·        Mission à l’intérieur du Cameroun : hébergement : 5.000 FCFA par nuitée dans les régions septentrionales et 7.000 FCFA par nuitée dans le Sud Cameroun ;

·        Mission à l’intérieur du Cameroun : Restauration : trois mille francs CFA (3.000 F CFA) par jour au Nord et cinq mille francs CFA (5.000 F CFA) par jour dans Sud Cameroun ;

·        Compensation : cinq mille francs CFA (5.000 F CFA) par journée de travail effective.

·        Communication : Un forfait de cinq mille francs CFA (5.000 F CFA) pour tout la durée de la mission.

NB : Les  frais d’hébergement ne sont payés qu’en cas de nuit passée effectivement et le nombre de jour de mission est égal au nombre de nuit passée.

En cas de résiliation d’une mission, le chargé de mission doit réserver immédiatement dans la caisse, l’argent sorti de la caisse le jour de l’annulation de la mission.

I-   LE TRANSPORT :

Toute personne qui effectue une mission ou un déplacement sur convocation du SAJER doit se faire rembourser les frais de transport sur présentation du titre de transport et de la lettre de convocation.

Les principaux responsables du SAJER voyagent en classe économique dans les avions, en 2^e classe dans le train.

J-  LE CONTROLE :

22- Les modalités de contrôle au sein du SAJER :

Le Président contrôle l’utilisation des équipements du SAJER  (véhicules, fax, moto, téléphone, photocopieuse, ordinateurs etc…). il élabore à cet effet des documents de contrôle et d’utilisation.

-       A tout moment le Président peut commander un contrôle de la caisse;

-       Le rapport de contrôle doit être adressé au Bureau directeur et aux membres de l’Assemblée Générale ;

-       Un cabinet d’expertise externe est chargé d’auditer les comptes du SAJER  chaque fin d’année ou à tout moment où le besoin se fait sentir.

K-  LES EMPRUNTS:

SAJER ne peut prêter de l’argent aux individus (membre) qu’après étude du dossier de demande de prêts par le Bureau  Directeur qui confirme la délibération.

SAJER  peut emprunter de l’argent auprès de ses membres, partenaires ayant signé un protocole, la banque et à d’autres organismes et institutions.

L-  CIRCULATION DE L’INFORMATION FINANCIERE:

Par information financière, on entend :

- La situation de la trésorerie;

- Le suivi budgétaire ;

- L’évolution des contacts avec les partenaires ;

- Le rapport de contrôle, le rapport des audits externes. 

23- Comment faire circuler ces informations pour transparence ?

Lors des réunions statutaires, les contrôleurs doivent présenter la situation financière de la structure sur les points cités. Le Président est habilité de faire le point sur l’évolution des contacts avec les partenaires.

M-  AUTONOMISATION ET PÉRENNISATION DES ACQUIS  DU SAJER

Un compte d’épargne bloqué est ouvert à la banque, où les résultats positifs d’activités sont versés à la fin de chaque exercice, ainsi qu’un montant équivalent à 5 % de chaque financement reçu par SAJER.  Contrairement aux règles de retrait  de fonds au sein du SAJER, le retrait de fonds de ce compte bloqué se fait après les assises du Bureau Directeur convoqué expressément à cet effet et assorties d’un procès verbal signé de tous les participants, énumérant clairement le montant et les objectifs des retraits. Le procès verbal est obligatoirement joint à la demande de retrait (chèque).

N- LES SANCTIONS

Toute personne qui enfreint aux clauses de ce « code de Procédures et de Gestion Interne » doit être sanctionnée.

24-   Quelles sont les sanctions ?

Si une personne enfreint aux clauses du présent CPGI, le Bureau Directeur constate l’effectivité de la faute et suspend le responsable par une note signée du Président du  Bureau Directeur. Cette suspension prend effet à partir de la  date de signature de la note et reste valable jusqu’au jour où le Bureau Directeur statue sur ce cas.

Si la faute commise a trait au détournement de fonds, le Bureau Directeur et l’Assemblée Générale doivent user de tous les moyens en leur possession pour que les fonds soient remboursés et le contrevenant démis de ses fonctions ou suspendu et sommé par une amende dont  le montant est supérieur ou égal à 10% du montant détourné.

Si la faute est commise par le Président, le Bureau Directeur prononce la sanction en son encontre. Si la faute commise a trait au vice de procédure, le Président peut adresser des avertissements et des mises en garde avant la suspension par le Bureau Directeur.